Pour les propriétaires gérant des propriétés locatives, la régularisation des charges locatives est une souvent source de tracas dans leur gestion de la relation avec leur locataire. Une gestion rigoureuse et transparente des charges locatives est essentielle pour entretenir une relation saine entre propriétaires et locataires. Il est conseillé aux propriétaires de procéder régulièrement à cette régularisation et de se tenir informés des obligations légales pour éviter tout conflit.

Quelle est la définition précise des charges récupérables ?

Selon l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, les charges récupérables sont des dépenses que le locataire rembourse au propriétaire. Elles incluent les coûts engendrés par les services liés à l’usage du logement, les dépenses d’entretien courant, les réparations des parties communes, et certaines taxes comme celles pour l’enlèvement des ordures ménagères. Ces frais, détaillés dans un décret du 26 août 1987, sont distincts du loyer et doivent être clairement spécifiés dans le contrat de bail.

Quand et comment régulariser les charges ?

La régularisation des charges se fait annuellement et dépend du type de location (vide ou meublée) ainsi que du choix entre charges réelles ou forfaitaires :

En location vide : les charges sont généralement au réel. Le propriétaire se base sur les dépenses de l’année précédente pour établir une provision. Une régularisation annuelle est ensuite nécessaire pour ajuster les provisions versées aux dépenses réelles. Cette régularisation n’est pas contrainte par la date anniversaire du bail et intervient souvent à la réception du décompte annuel des charges de copropriété.

En location meublée : le propriétaire peut opter pour une provision de charges régularisable annuellement sur justificatifs ou pour un forfait de charges. Dans le cas d’un forfait, il n’y a pas de régularisation possible, et le montant peut être indexé annuellement avec le loyer.

Pour les charges réelles, une fois les dépenses exactes connues, le propriétaire doit informer le locataire du résultat de la régularisation : soit un remboursement en cas de trop-perçu, soit une demande de paiement complémentaire si les provisions étaient insuffisantes. Il est important de transmettre au locataire un décompte détaillé et de garder les justificatifs disponibles pour consultation pendant six mois.

Exemple pratique de régularisation

Imaginons un propriétaire, Mme Dupont, qui a perçu 1000 € de provisions pour charges de son locataire, M. Martin, durant l’année. Après calcul des dépenses réelles, elle trouve que les charges s’élèvent à 950 €. Elle doit donc rembourser 50 € à M. Martin. 

Inversement, si les dépenses avaient été de 1050 €, Mme Dupont serait en droit de demander 50 € supplémentaires à M. Martin, en lui fournissant les justificatifs nécessaires.

Conseils pour une gestion efficace des charges

Communication transparente

Informez clairement votre locataire sur la nature des charges récupérables et la méthode de calcul. Une bonne compréhension mutuelle prévient les conflits.

Révision régulière des provisions

Ajustez les provisions pour charges en fonction des variations des dépenses réelles d’une année sur l’autre pour éviter de grandes différences lors de la régularisation.

Conservation des documents

Gardez une trace de toutes les factures et de tous les justificatifs des dépenses liées aux charges. Cela vous permettra de justifier chaque demande de paiement supplémentaire ou de remboursement. Toutefois, il incombe au locataire, s’il désire consulter les factures et les documents comptables, de se rendre chez le bailleur pour le faire.

Forfait pour les locations meublées

Depuis le 24 mars 2014, pour simplifier la gestion des charges dans les locations meublées, vous avez la possibilité d’inclure un forfait de charges dans le contrat. Ce forfait, non régularisable, doit être évalué avec soin pour couvrir réellement les dépenses prévues.

Que faire en cas de retard dans la régularisation ?

Si la régularisation n’a pas été effectuée dans l’année suivant leur exigibilité, le locataire peut demander un paiement échelonné de toute somme due sur douze mois. Néanmoins, la loi impose une prescription de trois ans pour les loyers et les charges, limitant la capacité du bailleur à récupérer des sommes au-delà de cette période.

Comment effectuer un décompte des charges en cas de départ du locataire ?

Quand un locataire part avant la fin de l’année fiscale, le bailleur se trouve souvent dans l’impossibilité de finaliser immédiatement la régularisation des charges locatives, une situation fréquente dans les biens en copropriété. En effet, le bailleur doit attendre la clôture des comptes annuels de la copropriété pour ajuster les charges du locataire.

Dans ce contexte, le bailleur a la possibilité de retenir une partie du dépôt de garantie pour couvrir d’éventuels ajustements de charges. La loi autorise la conservation de jusqu’à 20 % de ce dépôt passé le délai de restitution standard — un mois si l’état des lieux de sortie est identique à celui d’entrée, deux mois sinon. Cette rétention sert de garantie jusqu’à l’établissement et la transmission au locataire du décompte final des charges, moment auquel le solde restant du dépôt de garantie lui est également restitué.